【創業支援コラム】電子データの保存
電子データの保存
11月も八王子市で会社を設立したい、創業融資を検討したいというご相談がありました。ありがとうございます。
会社を設立すると会社の取引に関する帳簿や書類を、原則7年間、赤字の事業年度は10年間の保存する必要があります。
また、個人事業を開業すると個人事業の取引に関する帳簿や書類を、7年間の保存する必要があります。
今回は、令和4年1月1日から、帳簿保存に関しての法律改正に関してお話しさせていただきます。
(1)法律改正の主なものは、同日から、
1 取引が紙ベースのものは、紙ベースで保存をする
2 取引が電子データのものは、電子データで保存をする
ことになります。
その保存の仕方に、
イ 索引簿を作成するやり方
ロ 例えば、見積書、請求書、領収書というフォルダーをつくり、PDFファイルの名前を 「20220131仕入請求書A商事110,000」とするやり方
があります。
(紙ベースのものを、電子データで保存するためには、有料のタイムスタンプなどが
必要となるため、費用をかけないでやるためには、現実的ではないと考えます)
(2)電子データの保存期間
電子データの保存期間は、原則7年間、法人で赤字の事業年度は10年間になります。これらの データのバックアップは定期的にお願いいたします。
(3)電子データとは、
1 売上の請求書をたとえばメール添付のPDFで送信している
2 仕入・外注・経費の請求書が、メール添付のPDFで送信されている
3 カード決済のカード明細書が、カード会社の所定の画面からダウンロードしている
4 アマゾン、楽天で消耗品などを購入し事業の用に使った場合の領収書が、アマゾン、楽天 の所定の画面からダウンロードしている
5 ネット銀行を利用していて、預金通帳がない場合で、ネット銀行の預金の履歴を所定の画面 からダウンロードしている
6 銀行振り込みをATMでなく、インターネットで行い、その履歴を所定の画面からダウンロ ードしている
などを指します。
(4)具体的な手順です。
1 まず、
イ 索引簿を作成するやり方
ロ 例えば、見積書、請求書、領収書というフォルダーをつくり、PDFファイルの
名前を「20220131仕入請求書A商事110,000」とするやり方
のどちらかの方法を選択くださいませ。
2 次に、電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を作成します。
(お客様には、当事務所からワードでメール添付いたします。
3 最後に、令和4年1月1日から、実際に運用をしていただきます。
「取引情報訂正・削除申請書 兼 取引情報訂正・削除完了報告書」のひな型、
及び、検索簿を作成するやり方を選択されたお客様には、検索簿のひな型を、当事務所から エクセルでメール添付いたします。
最初はかなり煩雑になると思われます。
しかし、何とか慣れていただきたいと強く願っております。
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