【創業支援コラム】経費になるものならないもの

経費になるものならないもの

創業して間もない経営者のお客様から聞かれる質問があります。それは、「どのようなものが経費として認められるのですか？」ということです。
そう聞かれたとき、私はこのように答えています。
「まず、大原則は『業務のため』という実態で判断をして下さい。具体的には、『誰と』、『どこに』、『何のために』、という３つの視点で考えて下さい。」
これだけでは理解しづらいですので、もう少し具体的に見ていきます。

まず、具体的な判断の一つ目の視点、「誰と」つまり「人」です。
社長が、誰かと食事をします。その食事代が会社の経費になるかどうかは、誰と食事をしたかで判断します。お客様、取引先との打ち合わせ食事代を御社が負担したのであれば、会議費か交際費です。
これに対して、友人との食事代は、原則として経費にはなりません。例外としては、その友人がお客様を紹介してくれたことなどで食事代を負担した場合は、会議費または交際費です。
すなわち、ビジネスと何らかのかかわりを持っている人であるかどうかで判断します。

経費になるかどうかの二つ目の判断視点は、「どこに」つまり「場所」です。
たとえば、新しいテレビを買ったとします。これが経費になるかどうかは、そのテレビをどこに置くかで判断します。自宅に置けば、たいていは経費とはならないでしょう。これに対して、事務所や会議室など、ビジネスを行っている場所に置いていれば、当然経費です。（現実問題として、自宅兼事務所の場合には、利用頻度により５０％経費にできる場合もあります。）

経費になるかどうかの三つ目の判断視点は、「何のために」つまり「目的」です。場合によっては、「動機は何か」と問いかける必要もでてきます。
たとえば、北海道に行ったとします。その旅費が経費になるかどうかは、何のために北海道に行ったかで判断します。家族旅行で行ったのであれば、当然のことながら経費ではありません。北海道のお客様との打ち合わせであったり、社員旅行であったり、業務上札幌ドームで取材のためであれば、経費となります。

ここで注意していただきたいことが２点あります。
１点目は、役員・社員が家族だけである場合には、社員旅行ということで経費にならないのです。なぜなら、家族旅行との境界線が不明であるからです。
２点目は、業務のためという考え方を拡大解釈しないことです。
たとえば、バリバリ仕事ができるようにサウナにいってマッサージをしてもらった。これは経費かというと、ダメなのです。自分自身の体調を維持するための支出は、経費とはならないのです。社長として精一杯がんばっているのだからということで、ついつい経費についても範囲をひろげて考えてしまいがちです。ここは、十分注意していただきたいところです。

ところで、経費の判断の大原則は、「業務のため」という実態です。
たとえば、パソコンを買って、あるときは会社、あるときは自宅においているとします。会社と自宅の両方で使うから、半分だけ経費という考え方もあります。
しかし、パソコンを使う目的が９５％以上業務のためであるとすれば、全額経費にしてもほとんど問題はないと考えられます。
また、常時自宅に置いていても、その利用が、取引先や社員とのメールのやり取りなどであれば、これはもう立派な経費です。

仮に、社長の自宅に置いてあるパソコンを全額経費に落としていて、税務署の調査がはいったとします。たまたま、そのパソコンの履歴を調査官に見られて、業務と関係のないものばかりに利用されていたとしたら・・・

そうです。経費の判断の大原則は、「業務のため」という実態がキーワードです。また、「人」「場所」「目的」という３つの視点がキーワードです。