【創業支援コラム】電子データの保存

電子データの保存

　１１月も八王子市で会社を設立したい、創業融資を検討したいというご相談がありました。ありがとうございます。

　会社を設立すると会社の取引に関する帳簿や書類を、原則７年間、赤字の事業年度は１０年間の保存する必要があります。

　また、個人事業を開業すると個人事業の取引に関する帳簿や書類を、７年間の保存する必要があります。

今回は、令和４年１月１日から、帳簿保存に関しての法律改正に関してお話しさせていただきます。

（１）法律改正の主なものは、同日から、

　　１　取引が紙ベースのものは、紙ベースで保存をする

　　２　取引が電子データのものは、電子データで保存をする

　ことになります。

　　その保存の仕方に、

　　　イ　索引簿を作成するやり方

　　　ロ　例えば、見積書、請求書、領収書というフォルダーをつくり、ＰＤＦファイルの名前を「20220131仕入請求書Ａ商事110,000」とするやり方

　　があります。

　　　（紙ベースのものを、電子データで保存するためには、有料のタイムスタンプなどが

　　　　必要となるため、費用をかけないでやるためには、現実的ではないと考えます）

（２）電子データの保存期間

　　電子データの保存期間は、原則７年間、法人で赤字の事業年度は１０年間になります。これらの　　データのバックアップは定期的にお願いいたします。

（３）電子データとは、

　　１　売上の請求書をたとえばメール添付のＰＤＦで送信している

　　２　仕入・外注・経費の請求書が、メール添付のＰＤＦで送信されている

　　３　カード決済のカード明細書が、カード会社の所定の画面からダウンロードしている

　　４　アマゾン、楽天で消耗品などを購入し事業の用に使った場合の領収書が、アマゾン、楽天の所定の画面からダウンロードしている

　　５　ネット銀行を利用していて、預金通帳がない場合で、ネット銀行の預金の履歴を所定の画面　　　　からダウンロードしている

　　６　銀行振り込みをＡＴＭでなく、インターネットで行い、その履歴を所定の画面からダウンロ　　　　ードしている

　　などを指します。

（４）具体的な手順です。

　　１　まず、

　　　イ　索引簿を作成するやり方

　　　ロ　例えば、見積書、請求書、領収書というフォルダーをつくり、ＰＤＦファイルの

　　　　名前を「20220131仕入請求書Ａ商事110,000」とするやり方

　　　のどちらかの方法を選択くださいませ。

　　２　次に、電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を作成します。

　　　（お客様には、当事務所からワードでメール添付いたします。

　　３　最後に、令和４年１月１日から、実際に運用をしていただきます。

　　　　「取引情報訂正・削除申請書　兼　取引情報訂正・削除完了報告書」のひな型、

　　　　及び、検索簿を作成するやり方を選択されたお客様には、検索簿のひな型を、当事務所から　　　　エクセルでメール添付いたします。

最初はかなり煩雑になると思われます。　

しかし、何とか慣れていただきたいと強く願っております。

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